要在易操作和安全使用方面進(jìn)行考慮。技術(shù)人員需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行培訓(xùn),使得用戶能夠正確使用檔案密集架及管理軟件,不僅做到節(jié)省時(shí)間、提率,而且要能夠保證文件安全,避免文件遺失。
要建立用戶清單和權(quán)限控制。根據(jù)部門、崗位不同,設(shè)置不同的權(quán)限控制,確保檔案存儲(chǔ)得到有效控制,同時(shí)還需要建立文件使用記錄,防止文件被惡意篡改。
要分類管理檔案。建立歸檔、備份和遷移三級(jí)檔案管理體系,根據(jù)文件的保管期限、機(jī)密等級(jí)、使用頻率等因素對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理,并進(jìn)行記錄和管理。
要進(jìn)行檔案的定期維護(hù)和檢查。不定期清理、整理、回收、淘汰不再需要的文件、資料,避免檔案密集架因過載而造成意外問題,也保證了檔案資源的合理利用。
綜上所述,對(duì)于檔案密集柜的管理,機(jī)構(gòu)和企業(yè)需要注意上述幾點(diǎn),才能使檔案重慶密集架成為真正的檔案管理好工具,達(dá)到科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理效果,得到更好的運(yùn)用。